Buchungssystem für Hotels im Vergleich: welche Art passt zu Ihrem Haus?

Drei Arten von Buchungssystemen für Hotels

Wer ein Hotel Buchungssystem vergleicht, stellt schnell fest: Die Angebote lassen sich kaum Punkt für Punkt nebeneinanderlegen, weil sie von verschiedenen Ausgangspunkten kommen. Im Kern gibt es drei Bauarten. Welche zu Ihrem Haus passt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als davon, wie Ihr Betrieb arbeitet.

1. Booking-Engine eines großen Anbieters

Das ist ein Buchungsmodul, das Sie als Dienst mieten. Es wird in Ihre Website eingebunden oder per Link aufgerufen und ist oft mit einem Channel-Manager und der Anbindung an Portale verbunden. Der Vorteil: viele Funktionen, erprobte Technik, große Anbieter mit eigenem Support. Der Preis dafür: Das Design ist weitgehend vorgegeben, die Abrechnung folgt dem Modell des Anbieters, und Gästedaten und Buchungsverlauf liegen zunächst beim Anbieter. Mehr zum Begriff im Glossar unter Booking-Engine und Channel-Manager.

2. Modul des Hotelprogramms

Viele Hotelprogramme (PMS) bringen eine eigene Online-Buchung mit. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es gibt nur eine Datenbasis. Was an der Rezeption belegt ist, ist online sofort gesperrt, und es gibt keine Doppelpflege. Die Schwäche zeigt sich meist auf der Gästeseite: Aussehen und Bedienung passen oft nicht zur eigenen Website, Sprachen und Texte sind begrenzt, und Änderungen hängen von der Entwicklung des Herstellers ab.

3. Eigenes System auf der Website

Hier gehört das Buchungssystem zur Website und wird für das Haus gebaut. Aussehen, Texte und Ablauf entsprechen Ihrer Seite, die Buchungsstrecke läuft in Deutsch, Italienisch und Englisch, und Sie entscheiden, ob Gäste anfragen oder direkt buchen. Das Buchungssystem von Alpin Systems ist so ein System, in Stufen bis drei Einheiten, für Pensionen bis zehn Zimmer und für Hotels mit Zimmerkategorien. Eine Anbindung an ein vorhandenes Hotelprogramm prüfen wir vorab und sagen Ihnen ehrlich, ob sie sinnvoll ist. Die Grenze dieser Bauart: Sie ersetzt kein vollständiges Hotelprogramm mit Abrechnung, Housekeeping und Reporting.

Sechs Kriterien im Vergleich

Die folgende Tabelle ordnet die drei Bauarten nach den Kriterien, die im Alltag den Unterschied machen. Sie beschreibt typische Unterschiede, im Einzelfall kann ein Anbieter abweichen. Preise stehen bewusst nicht darin, weil sie je Haus und Anbieter stark schwanken.

Provision oder Pauschale: was auf Dauer zählt

Der wichtigste Punkt ist die Abrechnung. Eine Pauschale ist planbar, eine Beteiligung je Buchung wächst mit dem Erfolg. Beides kann fair sein, aber es muss vorher klar sein, wie viel am Ende bei Ihnen bleibt. Zur Einordnung: Reiseportale nehmen meist 15 bis 25 % je Buchung. Wie sich das bei Ihren Zahlen auswirkt, rechnet Ihnen der Provisionsrechner vor, die Hintergründe stehen im Artikel Direktbuchung statt Portal. Beim Alpin-Buchungssystem klären wir das Abrechnungsmodell im Erstgespräch und halten es im Angebot schriftlich fest.

Anbindung, Sprachen und Datenhoheit

Prüfen Sie bei jedem Anbieter, womit das System spricht. Haben Sie ein Hotelprogramm, muss die Verfügbarkeit in beide Richtungen stimmen, sonst entstehen Doppelbuchungen. Arbeiten Sie mit Portalen, braucht es einen Channel-Manager. Bei den Sprachen zählt nicht die Zahl, sondern die Qualität der Texte: Ein Gast aus Mailand will die Buchungsstrecke auf Italienisch lesen und nicht in einer automatischen Übersetzung. Und bei der Datenhoheit fragen Sie schlicht: Wer besitzt die Gästedaten, und kann ich sie jederzeit exportieren? Domain, Inhalte und Daten sollten dem Haus gehören, nicht dem Anbieter.

Anfrage oder Direktbuchung?

Kleine Häuser mit wenigen Einheiten und individuellen Wünschen fahren mit einer Anfrage oft besser: Sie prüfen jede Reise persönlich und können Wünsche aufnehmen. Wer viele ähnliche Zimmer anbietet und rund um die Uhr buchbar sein will, braucht die Direktbuchung mit Verfügbarkeitskalender. Ein gutes System kann beides, damit Sie je Saison oder je Zimmerkategorie umstellen können. Auf der Seite Demo Buchung können Sie den Ablauf aus Gästesicht ausprobieren, mit Beispieldaten und ohne echte Buchung.

Entscheidungshilfe je Betriebsgröße

• Bis drei Einheiten (Ferienwohnung, Bauernhof): Ein schlankes System ohne Hotelprogramm reicht. Wichtig sind ein Kalender, Saisonpreise, Anfrage oder Buchung und ein einfacher Weg, Belegung vom Handy zu pflegen. Mehr dazu unter Buchungssystem für Ferienwohnungen.
• Pension oder Garni bis zehn Zimmer: Zimmerkategorien, Frühstücksoptionen und mehrere Sprachen kommen dazu. Ein eigenes System auf der Website ist hier meist die einfachste Lösung, siehe Buchungssystem für Pensionen.
• Hotel mit Kategorien und Hotelprogramm: Entscheidend ist die Anbindung. Wenn die Rezeption mit einem PMS arbeitet, darf die Online-Buchung keine zweite Wahrheit erzeugen. Eine Übersicht bietet Buchungssystem für Hotels.

Typische Fehler beim Vergleichen

• Nur die Monatsgebühr vergleichen und die Provision je Buchung vergessen, oder umgekehrt.
• Funktionen kaufen, die der Betrieb nie nutzt, und die zwei wichtigen vergessen: Verfügbarkeit und Mobilansicht.
• Eine Buchungsstrecke wählen, die optisch aus der Website herausfällt. Der Bruch im Auftritt irritiert Gäste und kostet Vertrauen.
• Die Vertragslaufzeit und die Datenmitnahme beim Wechsel nicht klären.
• Direktbuchung versprechen, ohne dass jemand die Anfragen zeitnah beantwortet. Hilfreich dazu: Anfragen schneller beantworten.

Wer vor der Entscheidung wissen will, wo die eigene Website steht, nutzt den Website-Check. Alle Bausteine zusammen, von der Seite bis zur Antwort auf Gästefragen, zeigt die Übersicht zum Digitalen Assistenten.

Häufige Fragen