Die zwölf Punkte, die zählen
1. Ein Kalender, den Gäste auf einen Blick lesen
Frei, belegt, Anreise möglich. Keine Legende mit sieben Farben. Der Gast soll in drei Sekunden sehen, ob seine Woche frei ist, sonst klickt er weg.
2. Einheiten einzeln verwalten
Jede Wohnung, jedes Zimmer, jede Kategorie mit eigener Belegung, eigenen Preisen, eigenen Fotos. Bei drei Ferienwohnungen reicht das. Bei zwanzig Zimmern braucht es Kategorien statt Einzelzimmer, damit Sie nicht jedes Zimmer einzeln pflegen.
3. Saisonpreise ohne Excel
Vorsaison, Hauptsaison, Weihnachten, Ostern, Sommerferien: Preise pro Zeitraum, einmal eingetragen, dann läuft es. Plus Mindestaufenthalt pro Saison und feste An- oder Abreisetage, wenn Sie das brauchen.
4. Anfrage oder Direktbuchung, wählbar
Viele Vermieter wollen nicht sofort verbindlich buchen lassen, sie wollen den Gast erst sehen. Ein gutes System lässt Sie wählen: pro Einheit, pro Saison. Anfrage mit sofortiger Bestätigung, dass sie angekommen ist, oder verbindliche Buchung. Beides sollte möglich sein, und Sie sollten später umstellen können.
5. Zusatzleistungen mitbuchen
Frühstück, Hund, Bettwäsche, Endreinigung, Parkplatz, Skipass-Service. Was bei Ihnen dazukommt, soll der Gast gleich mit auswählen können. Das spart Rückfragen und erhöht den Umsatz pro Buchung.
6. Automatische Bestätigung an beide
Der Gast bekommt sofort eine Bestätigung mit allen Details, Sie bekommen die Buchung sauber zusammengefasst. Nachts um elf genauso wie mittags.
7. Deutsch, Italienisch, Englisch
Nicht nur die Knöpfe, auch Bestätigungen, Hinweise, Stornobedingungen. Ein Gast aus Mailand bucht nicht auf Deutsch, und ein Gast aus Hamburg nicht auf Italienisch.
8. Am Handy zuerst
Der größte Teil der Buchungen kommt vom Smartphone. Wenn der Kalender am Handy nicht bedienbar ist, haben Sie kein Buchungssystem, sondern eine Hürde.
9. Passt in Ihre bestehende Website
Ein Code-Schnipsel, fertig, egal ob Wix, WordPress oder Agentur-Seite. Sie sollten für ein Buchungssystem keine neue Website brauchen, außer die alte ist ohnehin fällig.
10. Ihre Daten gehören Ihnen
Buchungen, Gästedaten, Historie: jederzeit exportierbar, kein Vertrag, der Sie fesselt. Fragen Sie jeden Anbieter: Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
11. Klare Abrechnung, die zu Ihrem Betrieb passt
Manche Systeme kosten einen festen Betrag, manche einen Anteil pro Buchung, manche eine Mischung. Keines davon ist per se falsch. Wichtig ist, dass Sie das Modell vor dem Start kennen, es auf Ihre tatsächlichen Buchungen hochrechnen und keine Überraschungen auf der Abrechnung finden.
12. Ein Mensch, der abhebt
Wenn in der Hochsaison etwas klemmt, brauchen Sie keine Ticketnummer, sondern jemanden, der Ihr System kennt. Fragen Sie vor dem Kauf, wer bei Problemen erreichbar ist und wie schnell.
Drei Dinge, die Sie ignorieren können
- Yield-Management und dynamische Preise. Für ein Haus mit vier Wohnungen bringt automatische Preisoptimierung mehr Verwirrung als Umsatz. Saisonpreise reichen.
- Hundert Zahlungsarten. Überweisung, eventuell Kartenzahlung für Anzahlungen. Mehr brauchen die wenigsten kleinen Betriebe, und jede Zahlungsart kostet Gebühren.
- Riesige Statistik-Dashboards. Auslastung, Umsatz, Herkunft der Gäste: ja. Dreißig Diagramme: nein. Sie wollen vermieten, nicht auswerten.
Und der Channel-Manager?
Wenn Sie auf mehreren Portalen gelistet sind, brauchen Sie einen Abgleich der Verfügbarkeiten, sonst passiert irgendwann eine Doppelbuchung. Ob das Buchungssystem das selbst kann oder an Ihr bestehendes Hotelprogramm oder Ihren Channel-Manager andockt, hängt vom System ab und sollte vor dem Start geklärt werden, ehrlich, nicht mit „geht alles“.