Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Ein Hotel in Sexten schickt fünf Tage vor Anreise eine E-Mail: Anfahrt mit Hinweis auf die Baustelle im Tal, Check-in ab 15 Uhr, Skidepot, Wetteraussicht, und die Frage, ob für den ersten Abend ein Tisch reserviert werden soll. Das Ergebnis sind weniger Anrufe am Anreisetag und mehr Abendessen im Haus, weil der Gast schon entschieden hat, bevor er das Restaurant im Dorf sieht. Die Vorfreude wächst, und der erste Eindruck vom Haus entsteht, bevor der Gast das Tal erreicht.
Bei einer Ferienwohnung in Prettau ersetzt die Pre-Arrival-Mail das Telefonat zur Schlüsselübergabe: Code für den Schlüsselkasten, Link zur digitalen Gästemappe, Einkaufsmöglichkeit am Sonntag, Handynummer für Notfälle. Die Mail geht automatisch aus dem Buchungssystem, in der Sprache des Gastes, und der Vermieter muss nicht mehr an jeden einzelnen Gast denken.
Worauf Sie achten sollten
- Zeitpunkt: drei bis sieben Tage vor Anreise, früh genug für Planung, spät genug für aktuelle Infos.
- In der Sprache des Gastes, aus der Buchung übernommen.
- Nur, was der Gast jetzt braucht; alles andere gehört in die Gästemappe.
- Ein klarer Antwortweg: Telefon, WhatsApp oder Antwort auf die Mail.
- Datenschutz: Die Mail gehört zur Buchung und ist keine Werbung; Newsletter brauchen eine eigene Einwilligung.
So handhabt es Alpin Systems
Alpin Systems richtet die Pre-Arrival-Mail als Teil der Automatisierung ein: Sie wird aus den Buchungsdaten erzeugt, in der Sprache des Gastes verschickt und kann Tischreservierung oder Zusatzleistungen abfragen. Antworten landen bei Ihnen oder beim E-Mail-Assistenten, der Standardfragen direkt beantwortet. Text und Zeitpunkt legen Sie fest, wir bauen die Vorlage in Ihrem Ton und in den Sprachen Ihrer Gäste.