Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Ein Hotel im Gadertal beantwortet in der Hochsaison viele Anfragen am Tag, jede mit einem sorgfältigen Angebot. Die meisten Gäste fragen parallel bei drei Häusern an und entscheiden erst nach einigen Tagen. Wer in dieser Zeit noch einmal kurz nachfragt, ob noch Fragen offen sind, ist präsent, wenn die Entscheidung fällt. Das ist keine Verkaufstaktik, sondern einfach gute Gastfreundschaft vor dem Aufenthalt. Viele Gäste antworten dann mit einer Rückfrage, die ohne Nachfassen nie gestellt worden wäre, etwa nach einem Zusatzbett oder einem Hund.
Eine Pension im Ahrntal macht es zweistufig: nach drei Tagen eine persönliche Nachricht mit einer konkreten Frage, etwa ob der Zeitraum noch passt, nach weiteren vier Tagen der Hinweis, dass das Zimmer bis zu einem bestimmten Datum freigehalten wird. Danach ist Schluss. Mehr als zwei Nachrichten wirken aufdringlich und schaden dem Eindruck.
Worauf Sie achten sollten
- Zeitpunkt: zwei bis vier Tage nach dem Angebot, nicht am selben Tag.
- Persönlich und kurz, mit Bezug auf das Angebot und einer einzigen Frage.
- Klar sagen, bis wann das Zimmer freigehalten wird.
- Nach zwei Nachrichten aufhören, der Gast hat entschieden.
- Kein Rabatt als Reflex; wer nachfasst, muss nicht billiger werden.
So handhabt es Alpin Systems
Alpin Systems richtet das Follow-up als Teil der Automatisierung ein: Angebote, die nach einer festgelegten Zeit unbeantwortet sind, lösen eine Nachricht in Ihrem Ton aus, per E-Mail oder WhatsApp, in der Sprache des Gastes. Sie legen Zeitpunkt, Text und Ende fest; die Antworten laufen über Ihr Postfach oder den E-Mail-Assistenten. Sobald der Gast bucht oder absagt, stoppt die Kette automatisch.