Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Für eine Pension im Tauferer Ahrntal beginnt die Wissensbasis mit einer Liste: Welche Fragen stellen Gäste per E-Mail, Telefon und an der Rezeption? Nach zwei Wochen Mitschreiben sind es meist einige Dutzend, von Parkplatz bis Hundeverbot. Dazu kommen Website-Texte, Preisliste, Hausordnung und Beschreibungen der Umgebung. Daraus entsteht ein Dokument, das der Assistent als einzige Quelle nutzt. Wichtig ist, dass es die Antworten des Hauses enthält, nicht allgemeine Texte: nicht "Hunde nach Absprache", sondern "Hunde erlaubt, zehn Euro pro Nacht, nicht im Frühstücksraum".
Die Arbeit ist nicht der Aufbau, sondern die Pflege. Ein Hotel in Alta Badia ändert zum Saisonwechsel Frühstückszeiten, Wellness-Öffnung und Preise; wenn die Wissensbasis dann nicht angepasst wird, antwortet der Assistent mit dem Stand vom Vorjahr. Deshalb gehört die Pflege in den festen Ablauf, am besten zusammen mit Website und Gästemappe, die dieselben Informationen zeigen.
Worauf Sie achten sollten
- Eine Quelle für Website, Gästemappe und Assistent, damit nichts dreimal gepflegt wird.
- Fester Termin zur Pflege bei jedem Saisonwechsel und bei jeder Preisänderung.
- Grenzen definieren: Was der Assistent nicht beantworten soll, etwa Gruppenpreise oder Beschwerden.
- Lücken aus den Gesprächsprotokollen ergänzen, weil Gäste immer neue Fragen stellen.
- In der Hauptsprache pflegen; der Assistent übersetzt für den Gast.
So handhabt es Alpin Systems
Alpin Systems baut die Wissensbasis für den Digitalen Assistenten gemeinsam mit Ihnen auf, aus Website, Preisliste, Hausordnung und Ihren typischen Gästefragen. Zum Saisonwechsel wird sie mit Ihnen aktualisiert; aus den Gesprächsprotokollen ergänzen wir regelmäßig, was Gäste neu fragen. Dieselbe Wissensbasis speist Website-Chat, WhatsApp, E-Mail und Telefon-Assistent.