Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Eine Pension im Ahrntal bekommt Fragen zur Anreise, zu Zimmern und zum Wetter immer öfter per WhatsApp, weil Gäste so auch mit Freunden schreiben. Solange das auf dem privaten Handy der Gastgeberin läuft, ist es Stress: Nachrichten um 23 Uhr, Urlaub ohne Vertretung, und die Gästedaten liegen im privaten Telefon. Mit einer eigenen Betriebsnummer auf WhatsApp Business ist der Kanal vom Privatleben getrennt und mehrere Personen können antworten. Das Betriebsprofil zeigt Adresse, Öffnungszeiten und Website, und eine automatische Begrüßung sagt dem Gast, wann er mit einer Antwort rechnen kann.
Ein Hotel in Gröden geht einen Schritt weiter und verbindet die Nummer über die Schnittstelle mit einem Digitalen Assistenten: Standardfragen werden sofort beantwortet, auch nachts, und alles andere landet beim Team. Der Gast merkt nur, dass er schnell eine Antwort bekommt. Vorlagen für Buchungsbestätigung, Pre-Arrival-Nachricht und Abreise sparen zusätzlich Zeit.
Worauf Sie achten sollten
- Eigene Betriebsnummer, nicht das private Handy; der Kanal gehört dem Betrieb.
- Datenschutz: Hinweis in der Datenschutzerklärung und ein Vertrag mit dem Anbieter; Details mit Ihrem Berater.
- Antwortzeiten festlegen und im Profil nennen, auch wenn ein Assistent nachts antwortet.
- Vorlagen für die häufigsten Nachrichten in den Sprachen des Hauses.
- Übergabe vom Assistenten an einen Menschen, bevor es um Sonderwünsche oder Beschwerden geht.
So handhabt es Alpin Systems
Alpin Systems richtet den WhatsApp-Assistenten auf einer Betriebsnummer über die offizielle Schnittstelle ein. In der Komplett-Variante des Digitalen Assistenten sind Website, WhatsApp und E-Mail enthalten (ab 1.590 € Einrichtung + 239 €/Monat, siehe Preise). Antworten kommen aus derselben Wissensbasis wie auf der Website, und Ihr Team sieht alle Gespräche in einem Postfach.