E-Mail-Assistent für Hotels, Pensionen & Ferienwohnungen
Er liest jede eingehende Anfrage, sortiert das Postfach, schreibt den Antwortentwurf aus Ihren Vorlagen und erinnert, wenn nach drei Tagen keine Rückmeldung kommt. Sie lesen, ändern, senden. Oder lassen ihn in klaren Fällen selbst antworten. In Deutsch, Italienisch und Englisch.
Warum ein E-Mail-Assistent
Zwischen Lieferanten, Newslettern und Portal-Benachrichtigungen liegt die Anfrage einer Familie aus Verona, die für zwei Wochen im August kommen will. Sie wird abends beantwortet, wenn das Haus ruhig ist. Bis dahin hat die Familie drei andere Angebote. Der E-Mail-Assistent sorgt dafür, dass Ihr Angebot das erste ist.
Der Entwurf liegt bereit, bevor Sie die Anfrage überhaupt gelesen haben: mit Zeitraum, passendem Zimmer, Preis aus Ihrer Liste und den Antworten auf die gestellten Fragen. Sie prüfen in einer Minute und senden. Aus drei Stunden Wartezeit werden zehn Minuten.
Anfrage, Buchung, Lieferant, Werbung: Der Assistent sortiert jede Mail in die richtige Schublade. Gästeanfragen stehen oben, Werbung verschwindet. Sie sehen auf einen Blick, was heute wichtig ist.
Im Freigabe-Modus geht keine Mail ohne Ihren Klick hinaus. Welche Fälle der Assistent selbst beantworten darf, legen Sie fest, und Sie können das jederzeit ändern. Er schreibt in Ihrem Ton und nennt nur, was hinterlegt ist.
Funktionen
Er ist ein Kanal des digitalen Assistenten und nutzt dasselbe Wissen wie Website-Chat und WhatsApp. Preise und Zeiten pflegen Sie einmal, alle Kanäle antworten gleich.
Der Assistent erkennt, worum es geht: Zeitraum, Personen, Zimmerwunsch, Fragen zu Hund, Halbpension oder Anreise. Fehlt etwas Wichtiges, fragt der Entwurf höflich nach, statt ins Blaue zu antworten.
Anfrage, Buchung, Lieferant, Werbung, Sonstiges. Jede Mail bekommt ihre Kategorie, Gästeanfragen stehen ganz oben. Die Regeln dafür legen Sie fest, der Assistent hält sich daran.
Freigabe-Modus: Der Entwurf liegt in Ihrem Postfach, Sie senden. Regel-Modus: Bei klar definierten Fragen, etwa nach Anreise oder Frühstückszeiten, antwortet der Assistent selbst. Beides kann pro Thema gemischt werden.
Angebot, Bestätigung, Absage bei ausgebuchtem Haus, Alternativvorschlag: Wir schreiben die Vorlagen gemeinsam mit Ihnen, in drei Sprachen. Der Assistent füllt sie mit Zeitraum, Zimmer und Preis aus Ihrer Liste. Wer ein Buchungssystem von uns hat, bekommt die Verfügbarkeit gleich mit.
Keine Rückmeldung auf Ihr Angebot? Nach drei Tagen erinnert der Assistent Sie oder schickt, wenn freigegeben, eine kurze, freundliche Nachfrage an den Gast. Viele Buchungen entstehen erst mit dieser zweiten Mail.
Die Anfrage kommt auf Italienisch, der Entwurf steht auf Italienisch, die Zusammenfassung für Sie auf Deutsch. Gäste aus Mailand, München und Manchester bekommen alle eine saubere Antwort in ihrer Sprache.
Postfach heute oder mit Assistent
| Postfach ohne Assistent | Postfach mit E-Mail-Assistent | |
|---|---|---|
| Anfrage um 10:30 Uhr | Wird abends beantwortet | Entwurf liegt um 10:31 Uhr bereit |
| Zwischen 40 anderen Mails | Suchen, scrollen, übersehen | Anfragen oben, Werbung aussortiert |
| Angebot schreiben | Jedes Mal neu getippt | Vorlage ausgefüllt, Sie prüfen und senden |
| Italienische Anfrage | Wer kann gerade Italienisch? | Entwurf auf Italienisch, Zusammenfassung auf Deutsch |
| Keine Rückmeldung | Geht unter | Nachfrage nach drei Tagen |
| Wer entscheidet | Sie | Sie, mit weniger Tipparbeit |
Warum die erste Stunde nach einer Anfrage über die Buchung entscheidet, lesen Sie im Artikel Anfragen schneller beantworten. Welche Fragen Gastgeber zu digitalen Assistenten stellen, steht im Artikel Digitaler Assistent im Hotel: 10 Fragen.
Für wen
E-Mail ist Teil des Pakets Komplett mit Website-Chat, WhatsApp und E-Mail: Einrichtung ab 1.590 €, Betrieb 239 € pro Monat, netto. Details auf der Preisseite.
Zwanzig Anfragen am Tag, mehrere Zimmerkategorien, Halbpension als Option. Der Assistent schreibt die Angebote vor, die Rezeption prüft, ergänzt und sendet. Gruppen und Stammgäste bleiben Chefsache.
Anfragen werden abends am Küchentisch beantwortet, oft zu spät. Mit Entwurf und Vorlage dauert das Antworten zwei Minuten statt zwanzig, und die Nachfrage nach drei Tagen kommt von selbst.
Benachrichtigungen von Portalen, Lieferanten, Newslettern: Der Assistent räumt auf, damit die echte Anfrage nicht untergeht. Mehr zum eigenen Buchungsweg auf der Seite Hotel-Website.
So läuft es ab
15 Minuten, kostenlos. Wie viele Anfragen kommen per E-Mail? Wer antwortet heute? Welche Mails sollen sortiert, welche beantwortet werden? Daraus ergibt sich der Startumfang.
Wir schreiben Angebot, Bestätigung und Absage in Ihrem Ton, in drei Sprachen, und hinterlegen Preise, Zimmer und Hausregeln. Sie legen fest, was der Assistent selbst beantworten darf. Sie prüfen und geben frei.
Wir verbinden den Assistenten mit Ihrer bestehenden Adresse, testen mit echten Anfragen und schalten frei. Änderungen an Preisen oder Vorlagen melden Sie uns, wir pflegen sie ein.
Häufige Fragen
E-Mail ist Teil des Pakets Komplett, das Website-Chat, WhatsApp und E-Mail verbindet: Einrichtung ab 1.590 €, Betrieb 239 € pro Monat. Auf die Preise kommt keine Mehrwertsteuer dazu (Regime forfettario). Alle Preise stehen auf der Preisseite, das Erstgespräch ist kostenlos.
Nur, wenn Sie das wollen. Im Freigabe-Modus legt er jeden Entwurf in Ihr Postfach, Sie lesen, ändern und senden. Für klar definierte Fälle, etwa die Frage nach der Anreise oder den Frühstückszeiten, können Sie ihn nach Regeln selbst antworten lassen. Alles andere bleibt bei Ihnen.
Aus dem Wissen, das Sie freigegeben haben, und aus Ihren Vorlagen für Angebote, Bestätigungen und Absagen. Er schreibt in Ihrem Ton, nennt nur Preise und Verfügbarkeiten, die hinterlegt sind, und erfindet nichts. Weiß er etwas nicht, markiert er die Stelle für Sie.
In den meisten Fällen ja. Der Assistent wird mit Ihrer bestehenden Adresse verbunden, egal ob Gmail, Microsoft 365 oder das Postfach Ihres Providers. Welche Anbindung bei Ihnen möglich ist, prüfen wir im Erstgespräch.
Anfragen aus Ihrem Website-Formular oder aus Portalen kommen als E-Mail an und werden genauso gelesen, sortiert und mit einem Entwurf versehen. Bei Portalen antworten Sie je nach Regeln des Portals direkt dort, der Entwurf hilft trotzdem.
Der Assistent erinnert Sie oder schickt, wenn Sie das freigegeben haben, eine freundliche Nachfrage an den Gast: ob das Angebot noch interessant ist und ob er Fragen hat. Keine Verkaufsfloskeln, ein kurzer, höflicher Satz in der Sprache des Gastes.
Deutsch, Italienisch und Englisch. Er erkennt die Sprache der Anfrage und schreibt den Entwurf in dieser Sprache. Sie lesen die Zusammenfassung in Deutsch.
Kontakt
Kostenloses Erstgespräch, 15 Minuten. Erzählen Sie uns, wie Sie heute Anfragen beantworten, wir sagen Ihnen, was der E-Mail-Assistent davon übernehmen kann. Alle Bausteine finden Sie unter Leistungen.