Automatisierung für Hotels, Pensionen & Ferienwohnungen
Buchung bestätigen, Anreise-Infos schicken, nach der Abreise um eine Bewertung bitten, beim Angebot nachfassen, abends den Tagesbericht lesen, Belege sortieren. Das sind keine Aufgaben für einen Gastgeber, sondern für eine Routine, die stündlich oder täglich läuft. Gebaut in Südtirol, auf Ihren Systemen.
Warum Automatisierung
Die Bestätigung kopieren, die Anreise-Mail anpassen, die Bewertungsbitte vergessen, die Belege am Monatsende suchen. Einzeln sind das Kleinigkeiten. Zusammen sind es Stunden pro Woche, die Ihnen beim Gast fehlen. Eine Routine macht das jeden Tag gleich gut, ohne Erinnerung.
Die Pre-Arrival-Mail geht drei Tage vor Anreise raus, bei jedem Gast, auch in der Hochsaison, auch wenn Sie gerade im Frühstücksraum stehen. Die Bewertungsbitte kommt einen Tag nach Abreise. Immer. Das ist der Unterschied zwischen Vorsatz und Routine.
Die Buchung aus dem Buchungssystem landet im Hotelprogramm, die Meldedaten im Meldeportal, der Beleg in der Buchhaltung. Wo Schnittstellen vorhanden sind, verbinden wir die Systeme, damit niemand mehr abtippt.
Jede Routine protokolliert, was sie getan hat, und meldet sich, wenn etwas nicht klappt. Ein Schalter hält sie an. Sie geben nichts aus der Hand, Sie geben nur das Tippen ab.
Beispiele
Jede davon ist für sich ein kleines Projekt, oft in ein bis zwei Tagen fertig. Sie fangen mit einer an und ergänzen, was sich bewährt.
Sobald eine Buchung eingeht, bekommt der Gast die Bestätigung in seiner Sprache, mit Zeitraum, Zimmer, Preis und Stornobedingungen. Drei Tage vor Anreise folgt die Pre-Arrival-Mail: Anfahrt, Parkplatz, Check-in-Zeit, Frühstück, Wetter, was er mitbringen soll.
Einen Tag nach der Abreise bekommt der Gast eine kurze, persönliche Mail mit dem Link zu Ihrem Google-Profil oder zur Plattform Ihrer Wahl. Kein Massenversand, ein Satz, der zu Ihrem Haus passt. Mehr Bewertungen, ohne daran zu denken.
Angebot geschickt, keine Antwort? Nach drei Tagen fragt die Routine freundlich nach, ob noch Fragen offen sind. Viele Buchungen entstehen erst mit dieser zweiten Mail. Zusammen mit dem E-Mail-Assistenten wird auch der Entwurf des Angebots geschrieben.
Jeden Abend um 20 Uhr eine E-Mail: Anreisen und Abreisen von morgen, neue Anfragen und Buchungen von heute, offene Angebote, Belegung der nächsten 14 Tage, Sonderwünsche. Aus Ihrem Buchungssystem und Postfach zusammengestellt, in zwei Minuten gelesen.
Rechnungen von Lieferanten kommen per E-Mail, als Foto vom Handy oder als Download aus dem Portal. Die Routine erkennt Lieferant, Datum und Betrag, benennt die Datei einheitlich und legt sie im richtigen Monatsordner ab. Der Steuerberater bekommt am Monatsende einen sauberen Ordner.
Buchungssystem, Hotelprogramm, Channel-Manager, Meldeportal, Kasse, Buchhaltung, Kalender: Wo eine Schnittstelle oder ein Export vorhanden ist, bauen wir die Brücke. Daten fließen stündlich oder bei jedem Ereignis, ohne dass jemand abtippt. Was bei Ihrem System möglich ist, prüfen wir vorher.
Von Hand oder automatisiert
| Von Hand | Automatisiert | |
|---|---|---|
| Anreise-Infos | Wenn Zeit ist, manchmal gar nicht | Drei Tage vorher, bei jedem Gast |
| Bewertungsbitte | Vorsatz, selten umgesetzt | Einen Tag nach Abreise, immer |
| Nachfassen beim Angebot | Wird vergessen | Nach drei Tagen, höflich, automatisch |
| Überblick über morgen | Drei Programme öffnen | Eine E-Mail um 20 Uhr |
| Belege für den Steuerberater | Suchen am Monatsende | Sortiert im richtigen Ordner |
| Daten zwischen Systemen | Abtippen, Fehler | Fließen per Schnittstelle |
Automatisierung ersetzt nicht den Gastgeber, sie ersetzt das Abtippen. Was persönlich sein soll, bleibt persönlich. Wie Sie Anfragen generell schneller beantworten, lesen Sie im Artikel Anfragen schneller beantworten, zur Pflege Ihres Google-Profils im Artikel Google-Unternehmensprofil für Hotels.
Für wen
Abrechnung nach Tagessatz 690 €, netto. Kleine Automatisierungen sind oft in ein bis zwei Tagen fertig, größere Abläufe schätzen wir vorher in Tagen. Details auf der Preisseite.
Bestätigung, Anreise-Mail, Bewertungsbitte: drei Routinen, die den Alltag spürbar leichter machen und sich mit dem Buchungssystem verbinden lassen. Oft in zwei Tagen eingerichtet.
Tagesbericht für die Leitung, Follow-up für die Rezeption, Belege für die Buchhaltung, Daten zwischen Hotelprogramm und Buchungssystem. Jede Abteilung bekommt die Routine, die ihr Zeit spart.
Drei Häuser, drei Postfächer, drei Kalender: Ein Bericht, eine Belegablage, eine Regel für alle. Wo das nicht reicht, bauen wir die eigene Oberfläche dazu, siehe App-Entwicklung.
So läuft es ab
15 Minuten, kostenlos. Was machen Sie jeden Tag von Hand? Welche Programme sind im Einsatz? Daraus ergibt sich, welche Routine zuerst kommt und wie viele Tage sie braucht.
Wir schreiben die Vorlagen in Ihrem Ton, verbinden die Systeme und lassen die Routine zuerst im Testlauf mit Kopie an Sie laufen. Sie prüfen, wir passen an, bis jede Mail und jeder Bericht stimmt.
Die Routine läuft auf einem Server in Europa, stündlich, täglich oder bei jedem Ereignis. Sie bekommen Protokoll und Fehlermeldung, wir kümmern uns um Betrieb und Anpassungen. Wie beim Code für Apps und Individualsoftware gehört alles Ihnen.
Häufige Fragen
Wir rechnen nach Tagessatz: 690 € pro Tag, netto. Kleine Automatisierungen wie eine Pre-Arrival-Mail oder eine Bewertungsbitte sind oft in ein bis zwei Tagen fertig. Größere Abläufe mit mehreren Systemen schätzen wir vorher in Tagen. Alle Preise stehen auf der Preisseite.
Alles, was eine Schnittstelle oder einen Export anbietet: Hotelprogramme, Channel-Manager, Buchungssysteme, E-Mail-Postfächer, Kassen, Buchhaltung, Tabellen, Kalender. Was bei Ihrem konkreten System möglich ist, prüfen wir vor dem Angebot. Wir versprechen keine Anbindung, die wir nicht geprüft haben.
Nein. Automatisierung baut auf dem auf, was Sie schon haben. Ihr Postfach, Ihr Hotelprogramm, Ihre Tabelle bleiben. Wir bauen die Verbindung und die Routine dazwischen.
Jede Routine protokolliert, was sie getan hat, und meldet Fehler per E-Mail an Sie und an uns. Wenn etwa das Hotelprogramm nicht erreichbar ist, wird der Lauf wiederholt, und Sie erfahren davon. Nichts passiert still im Hintergrund, ohne dass Sie es nachvollziehen können.
Ja. Jede Routine lässt sich mit einem Schalter anhalten. Texte, Zeitpunkte und Regeln ändern wir auf Zuruf oder, wenn Sie das wollen, über eine einfache Tabelle, die Sie selbst pflegen.
Auf einem Server in Europa, nicht auf Ihrem Rechner. Sie laufen also auch, wenn der Rechner an der Rezeption aus ist. Gästedaten werden nur für den jeweiligen Zweck verarbeitet und nicht weitergegeben.
Automatisierung verbindet bestehende Systeme und lässt Routinen laufen, ohne neue Oberfläche. App-Entwicklung baut eine eigene Software mit Oberfläche für Gäste, Mitarbeiter oder Sie. Oft beginnt ein Betrieb mit einer Automatisierung und baut später eine App darauf auf.
Kontakt
Kostenloses Erstgespräch, 15 Minuten. Erzählen Sie uns, welche Handgriffe sich bei Ihnen täglich wiederholen, wir sagen Ihnen, welche Routine zuerst kommt und was sie kostet. Alle Bausteine finden Sie unter Leistungen, Gästefragen beantwortet der digitale Assistent.