Was bedeutet das für Ihren Betrieb?

Ein Gast schreibt nachts, ob für die Hochzeit seiner Tochter das ganze Haus für ein Wochenende gebucht werden kann. Der Assistent beantwortet die Eingangsfragen zu Zimmerzahl und Lage, erkennt aber, dass es um eine individuelle Anfrage geht. Er sagt dem Gast ehrlich, dass sich das Team morgen meldet, und leitet Name, Kontakt und Anliegen sauber an die Rezeption weiter.

Gut gemacht spart die Übergabe Zeit, weil das Team nichts erneut erfragen muss. Schlecht gemacht ärgert sie: wenn der Gast sein Anliegen wiederholen muss oder gar nicht erfährt, wie es weitergeht. Entscheidend sind klare Auslöser, ein verständlicher Hinweis an den Gast und ein Kanal, den das Team tatsächlich liest.

Worauf Sie achten sollten

  • Auslöser festlegen: Beschwerde, Gruppenbuchung, Sonderwunsch, ausdrücklicher Wunsch nach einem Menschen.
  • Dem Gast sagen, was passiert und bis wann er mit Antwort rechnen kann.
  • Das Gespräch samt Kontaktdaten mitgeben, damit nichts doppelt gefragt wird.
  • Außerhalb der Bürozeiten klar sagen, wann jemand antwortet.
  • Übergaben auswerten: Häufige Auslöser zeigen Lücken in der Wissensbasis.

So handhabt es Alpin Systems

Beim Digitalen Assistenten von Alpin Systems ist die Übergabe an einen Menschen fester Bestandteil: Er antwortet nur mit freigegebenen Informationen und gibt alles andere weiter. Zu den Kanälen siehe WhatsApp Business und Telefon-Assistent.

Häufige Fragen

Kann der Gast jederzeit einen Menschen verlangen?

Ja, das sollte immer möglich sein. Der Assistent bietet den Weg dorthin an und nimmt das Anliegen auf, damit Ihr Team es bearbeiten kann.

Was passiert außerhalb der Bürozeiten?

Der Assistent sagt dem Gast, dass sich das Team zur nächsten Gelegenheit meldet, und hinterlegt Kontakt und Anliegen für Sie.

Wie merkt mein Team von einer Übergabe?

Je nach Einrichtung per E-Mail, Nachricht oder Eintrag in einer gemeinsamen Ansicht. Wichtig ist, dass der Kanal im Alltag tatsächlich gelesen wird.