Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
In einem Hotel in St. Ulrich klingelt das Telefon am stärksten genau dann, wenn die Rezeption Gäste einscheckt: nachmittags zwischen 15 und 18 Uhr. Wer dann nicht abhebt, verliert Anfragen an das nächste Haus. Der Telefon-Assistent nimmt ab, beantwortet Fragen zu Verfügbarkeit, Anfahrt und Öffnungszeiten, nimmt Rückrufwünsche auf und stellt durch, wenn ein Gast mit einer Person sprechen möchte. Nach 22 Uhr nimmt er Nachrichten auf, statt dass der Anruf ins Leere läuft, und am Morgen liegt die Liste bereit.
Für eine Pension mit Familienbetrieb ist der Nutzen ein anderer: Niemand sitzt den ganzen Tag am Telefon. Der Assistent übernimmt die Zeiten, in denen die Gastgeber im Haus, im Stall oder im Garten sind, und schickt eine Zusammenfassung jedes Anrufs per Nachricht. Wichtig ist, dass er sich als Assistent vorstellt und der Anrufer jederzeit einen Menschen erreichen kann.
Worauf Sie achten sollten
- Weiterleitung an einen Menschen auf Wunsch, ohne Umwege.
- Sprachen und Dialekt: Er muss Gäste aus Südtirol, Deutschland und Italien verstehen.
- Offen sagen, dass ein Assistent spricht; das schafft Vertrauen statt Verwirrung.
- Minutenkontingent und Kosten pro Anruf im Vertrag klar geregelt.
- Protokoll jedes Anrufs an das Team, mit Rückrufnummer und Anliegen.
So handhabt es Alpin Systems
Alpin Systems richtet den Telefon-Assistenten ab 790 € Einrichtung + 159 €/Monat inklusive 500 Minuten ein (siehe Preise). Er nutzt dieselbe Wissensbasis wie der Assistent auf Website und WhatsApp, stellt an Ihre Rufnummer durch und schickt nach jedem Anruf eine Zusammenfassung. Ob er alle Anrufe annimmt oder nur außerhalb der Rezeptionszeiten, legen Sie fest.