Telefon-Assistent für Hotels, Pensionen & Ferienwohnungen
Abends, am Wochenende, beim Check-in: Wenn niemand abheben kann, nimmt der Telefon-Assistent das Gespräch an. Er beantwortet Standardfragen, nimmt Reservierungen und Rückrufwünsche auf und schickt Ihnen nach jedem Anruf eine Zusammenfassung. In Deutsch, Italienisch und Englisch, eingerichtet aus Südtirol.
Warum ein Telefon-Assistent
Beim Frühstück, beim Check-in, auf dem Feld, abends nach Dienstschluss. Wer dann nicht abhebt, verliert den Anruf an die Mailbox, und die meisten Gäste sprechen dort nichts auf. Sie rufen das nächste Haus an. Der Telefon-Assistent hebt ab, immer.
Der Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, auch an Ruhetagen und in der Nebensaison. Gäste bekommen sofort eine Antwort statt eines Besetztzeichens. Sie entscheiden, ob er immer abhebt oder nur, wenn an der Rezeption niemand rangeht.
Ist im März noch etwas frei? Wie komme ich vom Bahnhof Bruneck zu Ihnen? Was kostet das Doppelzimmer mit Frühstück? Wann ist die Sauna geöffnet? Diese Fragen beantwortet der Assistent mit Ihren freigegebenen Informationen, ohne etwas zu erfinden.
Ihr Team wird seltener aus dem Gespräch mit dem Gast vor dem Tresen gerissen. Was am Telefon wichtig ist, liegt danach sauber zusammengefasst im Postfach: Name, Anliegen, Rückrufnummer, gewünschter Zeitraum.
Funktionen
Er arbeitet ausschließlich mit den Informationen, die Sie freigegeben haben, und leitet alles weiter, was Fingerspitzengefühl braucht. Die Grundlage ist dieselbe wie beim digitalen Assistenten auf Website, WhatsApp und E-Mail.
Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihres Hauses, stellt sich als digitaler Assistent vor und fragt, worum es geht. Tag und Nacht, sieben Tage die Woche, ohne Warteschleife.
Verfügbarkeit, Anreise, Preise, Öffnungszeiten von Frühstück, Restaurant oder Wellness, Hunde, Parkplatz, Skibus. Alles aus Ihrem freigegebenen Wissen.
Der Gast möchte vom 12. bis 19. Februar ein Doppelzimmer? Der Assistent nimmt Zeitraum, Personenzahl, Name und Rückrufnummer auf und legt die Anfrage für Sie bereit. Verbindlich bestätigen Sie selbst, oder über Ihr Buchungssystem.
Beschwerden, Preisverhandlungen, Gruppen, Sonderwünsche: Bei solchen Themen verbindet der Assistent zu einer von Ihnen festgelegten Nummer oder nimmt einen Rückrufwunsch mit Uhrzeit auf. Der Anrufer kann das auch jederzeit selbst verlangen.
Der Assistent erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in dieser Sprache. Der Gast aus Mailand, die Familie aus München und das Paar aus London bekommen dieselbe Auskunft, jeder in seiner Sprache.
Nach jedem Gespräch bekommen Sie eine E-Mail: Uhrzeit, Nummer, Anliegen, aufgenommene Daten, offener Rückruf. Sie lesen in zehn Sekunden, was am Telefon passiert ist, statt die Mailbox abzuhören.
Mailbox oder Telefon-Assistent
| Mailbox | Telefon-Assistent | |
|---|---|---|
| Der Gast hört | Ansage, dann Piepton | Eine Stimme, die antwortet |
| Frage nach freien Zimmern | Bleibt unbeantwortet | Auskunft aus Ihrem Wissen, Anfrage aufgenommen |
| Anreise, Zeiten, Preise | Rückruf nötig | Sofort beantwortet |
| Sprache | Eine Ansage | Deutsch, Italienisch, Englisch |
| Was Sie danach haben | Eine Aufnahme, oft leer | Zusammenfassung mit Name, Anliegen, Nummer |
| Komplexe Anliegen | Bleiben liegen | Weiterleitung oder Rückrufwunsch |
Der Telefon-Assistent ersetzt keine Rezeption. Er fängt auf, was sonst verloren geht, und gibt alles weiter, was ein Mensch entscheiden sollte. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage so wichtig ist, lesen Sie im Artikel Anfragen schneller beantworten.
Für wen
Einrichtung ab 790 €, Betrieb 159 € pro Monat inklusive 500 Gesprächsminuten. Alle Preise netto, Details auf der Preisseite.
Oft nebenbei geführt, ohne Rezeption. Das Telefon klingelt, während Sie im Stall, im Garten oder beim Hauptberuf sind. Der Assistent nimmt an, Sie rufen in Ruhe zurück.
Rezeption nur zu festen Zeiten besetzt, abends und nachts niemand am Apparat. Der Assistent übernimmt außerhalb der Zeiten und bei Besetzt, tagsüber bleibt alles wie gewohnt.
Tischreservierung, Öffnungszeiten, Wegbeschreibung, Lagerplatz frei? Während der Küche nicht ans Telefon kann, beantwortet der Assistent die Anrufe und nimmt Reservierungswünsche auf.
So läuft es ab
15 Minuten, kostenlos. Welche Anrufe kommen bei Ihnen am häufigsten? Wann ist niemand erreichbar? Soll der Assistent immer abheben oder nur, wenn Sie nicht können?
Wir sammeln Zimmer, Preise, Zeiten, Anreise, Hausregeln und die Antworten auf Ihre typischen Fragen. Sie prüfen und geben frei. Dazu legen wir fest, wann er weiterleitet und an wen.
Eigene Nummer oder Weiterleitung Ihrer bestehenden, ein Testanruf gemeinsam mit Ihnen, dann läuft er. Änderungen an Preisen oder Zeiten melden Sie uns, wir pflegen sie ein.
Häufige Fragen
Die Einrichtung kostet ab 790 €, der Betrieb 159 € pro Monat inklusive 500 Gesprächsminuten. Auf die Preise kommt keine Mehrwertsteuer dazu (Regime forfettario). Alle Preise stehen auf der Preisseite, das Erstgespräch ist kostenlos.
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent stellt sich zu Beginn als digitaler Assistent Ihres Hauses vor. Gäste wissen, woran sie sind, und können jederzeit um einen Rückruf bitten oder sich verbinden lassen.
Nein. Er nimmt die Standardfragen ab und fängt Anrufe auf, die sonst auf der Mailbox landen würden. Bei komplexen Anliegen, Beschwerden, Preisverhandlungen oder Gruppenanfragen leitet er an einen Menschen weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf.
Nicht zwingend. Entweder bekommt der Assistent eine eigene Rufnummer, die Sie auf Website und Google-Profil angeben, oder Ihre bestehende Nummer leitet bei Besetzt oder außerhalb der Rezeptionszeiten an ihn weiter. Beides richten wir ein.
Deutsch, Italienisch und Englisch. Er erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in dieser Sprache. Die Zusammenfassung des Gesprächs bekommen Sie in Deutsch.
Nach jedem Anruf bekommen Sie eine E-Mail mit Zusammenfassung: wer angerufen hat, worum es ging, welche Daten aufgenommen wurden und ob ein Rückruf gewünscht ist. Reservierungswünsche landen zusätzlich als Anfrage bei Ihnen.
Dann werden weitere Minuten nach Verbrauch abgerechnet. Den genauen Minutenpreis vereinbaren wir im Angebot. Bei den meisten Pensionen und kleineren Hotels reichen die 500 Minuten gut aus.
Kontakt
Kostenloses Erstgespräch, 15 Minuten. Erzählen Sie uns, wann bei Ihnen niemand abheben kann, wir sagen Ihnen, was der Telefon-Assistent davon übernimmt. Mehr zu allen Kanälen auf der Seite Leistungen.