Die drei Preismodelle am Markt

Wer einen Telefon-Assistenten für sein Haus sucht, trifft auf drei Arten der Abrechnung. Sie unterscheiden sich weniger im Gesamtpreis als in der Planbarkeit.

1. Monatspauschale mit Minutenkontingent. Das häufigste Modell. Sie zahlen einen festen Monatsbetrag, in dem eine bestimmte Zahl an Gesprächsminuten enthalten ist, etwa 300, 500 oder 1.000. Wird das Kontingent überschritten, werden weitere Minuten nach Verbrauch abgerechnet. Die Spanne liegt bei 99 bis 269 Euro im Monat, je nach Anbieter, Sprachen und Umfang.

2. Reine Minutenabrechnung. Keine oder nur eine kleine Grundgebühr, dafür wird jede Gesprächsminute einzeln berechnet. Das klingt günstig, wird aber in der Hochsaison schwer kalkulierbar, wenn das Telefon täglich dutzende Male klingelt. Für Betriebe mit sehr wenigen Anrufen kann es trotzdem passen.

3. Teil eines Gesamtpakets. Manche Anbieter verkaufen das Telefon nur zusammen mit Website-Chat, WhatsApp und E-Mail. Das ist sinnvoll, wenn Sie ohnehin alle Kanäle mit einem digitalen Assistenten abdecken wollen, aber teurer, wenn es Ihnen nur um das Telefon geht.

Was in der Einrichtung steckt

Die einmalige Einrichtung ist kein Pauschalposten für das Anschalten eines Programms. Sie umfasst die Arbeit, die den Assistenten erst brauchbar macht:

  • Wissensbasis aufbauen. Zimmer, Preise je Saison, Anreise, Frühstückszeiten, Hunde, Parkplatz, Skibus, Stornobedingungen. Alles, was Gäste am Telefon fragen, wird gesammelt, geprüft und freigegeben. Mehr dazu im Glossar unter Wissensbasis.
  • Regeln festlegen. Was beantwortet der Assistent selbst, was leitet er weiter, an welche Nummer, zu welchen Zeiten?
  • Rufnummer einrichten. Eigene Nummer für den Assistenten oder Weiterleitung Ihrer bestehenden Nummer bei Besetzt und außerhalb der Rezeptionszeiten.
  • Sprachen und Tonfall. Begrüßung mit dem Namen Ihres Hauses, Ansprache passend zu Ihrem Betrieb, Antworten auf Deutsch, Italienisch und Englisch.
  • Testanrufe. Gemeinsam mit Ihnen, bis jede typische Frage sauber beantwortet wird.

Je nach Anbieter liegt die Einrichtung zwischen einigen hundert und gut tausend Euro. Angebote ohne Einrichtungspauschale verlangen die Arbeit meist von Ihnen: Sie füllen Formulare aus und pflegen das Wissen selbst.

Was ein Telefon-Assistent kann

Ein guter Telefon-Assistent nimmt jeden Anruf an, auch nachts, an Ruhetagen und in der Nebensaison. Er meldet sich mit dem Namen Ihres Hauses, stellt sich als digitaler Assistent vor und beantwortet Standardfragen aus Ihrem freigegebenen Wissen: Ist im März noch etwas frei, wie komme ich vom Bahnhof Bruneck zu Ihnen, was kostet das Doppelzimmer mit Frühstück, wann öffnet die Sauna. Er erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in Deutsch, Italienisch oder Englisch.

Reservierungswünsche nimmt er strukturiert auf: Zeitraum, Personenzahl, Name, Rückrufnummer. Nach jedem Gespräch bekommen Sie eine E-Mail mit Zusammenfassung. Sie lesen in zehn Sekunden, was am Telefon passiert ist, statt eine Mailbox abzuhören, auf der die meisten Gäste ohnehin nichts aufsprechen. Technisch steckt dahinter ein Sprachmodell, das nur mit Ihren Informationen arbeitet.

Was er nicht kann

Der Telefon-Assistent ersetzt keine Rezeption und trifft keine Entscheidungen. Beschwerden, Preisverhandlungen, Gruppenanfragen und Sonderwünsche verbindet er zu einer von Ihnen festgelegten Nummer oder nimmt einen Rückrufwunsch mit Uhrzeit auf. Er bestätigt keine Buchung verbindlich, das bleibt bei Ihnen oder Ihrem Buchungssystem. Weiß er etwas nicht, sagt er das und erfindet keine Preise. Wer Ihnen einen Assistenten verkauft, der alles allein erledigt, verspricht zu viel.

Beispielrechnung: Was verpasste Anrufe kosten

Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Werten, keine Studie. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Angenommen, in Ihrer Pension landen in der Saison täglich drei Anrufe auf der Mailbox, weil Sie beim Frühstück, im Garten oder beim Check-in sind. Im Monat sind das rund 90 Anrufe. Nehmen wir an, nur jeder zehnte davon wäre eine Buchungsanfrage gewesen, die sonst beim nächsten Haus landet: neun Anfragen im Monat. Bucht davon jede dritte tatsächlich, sind das drei Buchungen. Bei einem Aufenthalt von vier Nächten zu 120 Euro ergibt das 480 Euro je Buchung, also 1.440 Euro Umsatz im Monat, der an der Mailbox hängen bleibt.

Dem stehen 159 Euro im Monat gegenüber. Selbst wenn Sie alle Annahmen halbieren, bleibt die Rechnung positiv. Und die Anrufe, die keine Buchung sind, bringen trotzdem etwas: Der Gast bekommt sofort seine Auskunft, statt dreimal anzurufen, und Sie werden seltener aus dem Gespräch mit dem Gast vor dem Tresen gerissen. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage so wichtig ist, lesen Sie im Artikel Anfragen schneller beantworten.

Der Preis bei Alpin Systems

Der Telefon-Assistent von Alpin Systems kostet in der Einrichtung ab 790 Euro, der Betrieb 159 Euro im Monat inklusive 500 Gesprächsminuten. Enthalten sind Deutsch, Italienisch und Englisch, die Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf, Weiterleitung an einen Menschen und die Pflege Ihres Wissens durch uns, wenn sich Preise oder Zeiten ändern. Weitere Minuten über das Kontingent hinaus werden nach Verbrauch abgerechnet, den Minutenpreis vereinbaren wir im Angebot. Alle Auf die Preise kommt keine Mehrwertsteuer dazu (Regime forfettario)., vollständig auf der Preisseite.

500 Minuten entsprechen bei zwei bis drei Minuten je Anruf etwa 170 bis 250 Gesprächen im Monat. Für Pensionen, Garnis und kleinere Hotels reicht das in der Regel gut aus, zumal der Assistent oft nur außerhalb der Rezeptionszeiten oder bei Besetzt übernimmt.

Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

  • Enthaltene Minuten und Preis je Zusatzminute. Ein günstiger Grundpreis mit 100 Minuten wird in der Hochsaison schnell teurer als eine Pauschale mit 500.
  • Sprachen. In Südtirol sind Deutsch und Italienisch Pflicht, Englisch Standard. Manche Anbieter berechnen jede Sprache extra.
  • Wer pflegt das Wissen? Neue Saisonpreise, geänderte Frühstückszeiten: Macht das der Anbieter oder Sie?
  • Weiterleitung. Kann der Anrufer jederzeit einen Menschen verlangen? Wird bei heiklen Themen automatisch verbunden?
  • Datenschutz. Wo werden Gesprächsdaten verarbeitet, wie lange gespeichert, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
  • Laufzeit. Monatlich kündbar oder Jahresvertrag? Testen Sie eine Saison, bevor Sie sich lange binden.

Häufige Fragen

Was kostet ein Telefon-Assistent für ein Hotel im Monat?

Am Markt liegen Telefon-Assistenten für Gastbetriebe meist zwischen 99 und 269 Euro im Monat, je nach enthaltenen Gesprächsminuten, Sprachen und Anbindung. Dazu kommt in der Regel eine einmalige Einrichtung. Bei Alpin Systems kostet die Einrichtung ab 790 Euro und der Betrieb 159 Euro im Monat inklusive 500 Gesprächsminuten.

Wie werden Gesprächsminuten abgerechnet?

Üblich sind zwei Modelle: eine Monatspauschale mit enthaltenem Minutenkontingent, bei der weitere Minuten nach Verbrauch abgerechnet werden, oder eine reine Abrechnung pro Minute ohne Grundgebühr. Für Betriebe mit regelmäßigem Anrufaufkommen ist die Pauschale meist planbarer.

Reichen 500 Minuten im Monat für eine Pension?

Bei einem durchschnittlichen Anruf von zwei bis drei Minuten entsprechen 500 Minuten etwa 170 bis 250 Gesprächen im Monat. Für Pensionen, Garnis und kleinere Hotels reicht das in der Regel, zumal der Assistent oft nur außerhalb der Rezeptionszeiten oder bei Besetzt übernimmt.

Was kann ein Telefon-Assistent nicht?

Er ersetzt keine Rezeption und trifft keine Entscheidungen. Beschwerden, Preisverhandlungen, Gruppenanfragen und Sonderwünsche leitet er an einen Menschen weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Er bestätigt keine Buchung verbindlich und erfindet keine Preise, wenn ihm eine Information fehlt.

Brauche ich eine neue Telefonnummer für den Assistenten?

Nein. Entweder bekommt der Assistent eine eigene Rufnummer, oder Ihre bestehende Nummer leitet bei Besetzt oder außerhalb der Rezeptionszeiten an ihn weiter. Tagsüber bleibt dann alles wie gewohnt.