Anfrageformular für die Hotel-Website: mehr und bessere Anfragen

Warum das Formular über die Qualität der Anfragen entscheidet

Das Anfrageformular ist der Punkt, an dem aus einem Besucher ein Gast werden kann. Es hat zwei Aufgaben, die sich widersprechen: Es soll so einfach sein, dass niemand abbricht, und so genau, dass Sie mit der ersten Nachricht antworten können, ohne dreimal nachzufragen. Ein Formular mit zwei Feldern bringt viele, aber unbrauchbare Anfragen. Eines mit fünfzehn Pflichtfeldern bringt kaum welche. Der Weg dazwischen ist erlernbar.

Welche Felder ein Anfrageformular braucht

Beschränken Sie sich auf das, was Sie für ein erstes Angebot wirklich brauchen:

• Anreise und Abreise: Zeitraum als Datumsfeld, nicht als freier Text. Ohne Zeitraum können Sie weder Verfügbarkeit noch Preis nennen.
• Personen: Erwachsene und Kinder getrennt, bei Kindern gern mit Alter. Das entscheidet über Zimmerwahl und Preis.
• Zimmer oder Wohnung: Auswahl aus Ihren Kategorien, mit der Option „egal“.
• Name und E-Mail: Pflicht. Telefonnummer ist freiwillig, sie kann Rückfragen beschleunigen, aber nicht jeder gibt sie gern an.
• Nachricht: Ein freies Feld für Wünsche wie Hund, Allergien, Anreisezeit oder Frühstück.

Alles andere, etwa Adresse, Geburtsdatum oder Zahlungsdaten, hat in einer ersten Anfrage nichts verloren. Zusätzliche Felder kosten Anfragen und widersprechen dem Grundsatz, nur nötige Daten zu erheben.

Ein Formular in zwei Schritten

Bei längeren Formularen hilft die Aufteilung in zwei Schritte. Im ersten Schritt trägt der Gast Zeitraum und Personen ein, das ist schnell erledigt und schafft ein Gefühl von Fortschritt. Erst im zweiten Schritt folgen Name, E-Mail und Nachricht. Gäste, die den ersten Schritt gemacht haben, bringen den zweiten eher zu Ende. Wichtig ist, dass der Gast jederzeit sieht, wo er steht, und zurückgehen kann, ohne Eingaben zu verlieren. Bei sehr kurzen Formularen mit fünf Feldern bleibt ein einziger Schritt die bessere Lösung.

Bestätigung und Antwortzeit

Nach dem Absenden braucht der Gast sofort ein Signal: Eine Bestätigung auf der Seite und eine automatische E-Mail mit einer Zusammenfassung der Eingaben und der Angabe, wann er mit einer Antwort rechnen kann. Das nimmt Unsicherheit und senkt die Zahl der Doppelanfragen bei anderen Häusern. Nennen Sie nur eine Zeit, die Sie auch einhalten, denn nichts schadet mehr als ein Versprechen, das nicht gehalten wird.

Die Antwortzeit selbst ist der zweite große Hebel. Wer in der ersten Stunde antwortet, hat bessere Chancen als jemand, der am nächsten Tag schreibt. Warum das so ist und wie Sie es im Alltag schaffen, steht im Artikel Anfragen schneller beantworten.

Datenschutz-Hinweis im Formular (keine Rechtsberatung)

Ein Formular erhebt personenbezogene Daten, also gehört ein klarer Hinweis darunter: wofür die Daten verwendet werden und ein Link zur Datenschutzerklärung. Pflichtfelder sollten wirklich nötig sein, und ein Newsletter-Häkchen darf nicht vorausgewählt sein. Außerdem sollte die Verbindung verschlüsselt sein (SSL und HTTPS), und die Daten sollten nur dort landen, wo sie in der Datenschutzerklärung stehen. Wir geben hier keine Rechtsberatung: Die genauen Formulierungen stimmen Sie mit Ihrem Berater ab. Eine Einführung bietet der Glossar-Eintrag DSGVO und Datenschutzerklärung.

Wohin die Anfrage geht

Ein Formular ist nur so gut wie der Weg danach. Klären Sie vorab, an welche E-Mail-Adresse die Anfrage geht, wer sie liest und wer vertritt, wenn Sie im Urlaub oder in der Hochsaison am Frühstücksbuffet stehen. Testen Sie das Formular regelmäßig selbst, am besten mit einer fremden Adresse, und prüfen Sie, ob Anfrage und Bestätigung wirklich ankommen. Eine Anfrage, die unbemerkt verloren geht, ist der teuerste Fehler von allen, weil Sie ihn nie sehen.

Typische Fehler

• Pflichtfelder, die der Gast nicht beantworten kann, etwa „Genaue Abreisezeit“.
• Freitext für Daten, sodass „Ende August“ als Zeitraum ankommt.
• Keine Bestätigung oder eine Fehlermeldung, die nichts erklärt.
• Ein Formular, das am Handy zu klein ist oder bei dem die Tastatur Felder verdeckt.
• Ein Captcha, das Gäste ärgert. Gegen Spam gibt es unauffälligere Wege, etwa ein verstecktes Feld, das nur Programme ausfüllen.
• Anfragen, die im Spam-Ordner Ihres Postfachs landen und niemand sieht.
• Kein zweiter Weg: Wer lieber telefoniert oder per WhatsApp schreibt, braucht Nummer und Link neben dem Formular.

Beispielaufbau eines guten Formulars

1. Überschrift: „Ihre Anfrage“ mit einem Satz, bis wann Sie antworten.
2. Schritt 1: Anreise, Abreise, Erwachsene, Kinder (mit Alter), Zimmer oder Wohnung.
3. Schritt 2: Name, E-Mail, Telefon (freiwillig), Nachricht.
4. Datenschutz-Hinweis mit Link, darunter der Absende-Knopf mit klarer Beschriftung, etwa „Anfrage senden“.
5. Danach: Bestätigung auf der Seite und automatische E-Mail mit Zusammenfassung.

Formular, Buchungssystem und Digitaler Assistent

Ein Formular ist nur eine von drei Stufen, mit Gästen ins Gespräch zu kommen. Am einen Ende steht die reine Anfrage, bei der Sie jede Reise persönlich prüfen. Am anderen steht die Direktbuchung mit Kalender, bei der der Gast Verfügbarkeit und Preis sofort sieht. Das Buchungssystem von Alpin Systems kann beides, Anfrage oder Direktbuchung, in Deutsch, Italienisch und Englisch; auf der Seite Demo Buchung können Sie die Gästesicht ausprobieren. Welche Bauart für Ihr Haus passt, vergleicht der Artikel Hotel Buchungssystem im Vergleich.

Daneben beantwortet ein Digitaler Assistent die Fragen, die Gäste vor einer Anfrage haben, etwa zu Parkplatz, Haustieren oder Anreisezeiten, und gibt Anfragen an Sie weiter. Er nutzt nur die Informationen, die Sie freigegeben haben, und übergibt bei Bedarf an einen Menschen. So erreichen Sie auch Gäste, die kein Formular ausfüllen würden.

Häufige Fragen