WhatsApp-Assistent für Hotels, Pensionen & Ferienwohnungen
Immer mehr Gäste schreiben lieber, als zu telefonieren. Der WhatsApp-Assistent beantwortet ihre Fragen sofort, mit den Informationen Ihres Hauses, in Deutsch, Italienisch und Englisch. Wird es persönlich, übergibt er an Sie. Sie lesen mit und übernehmen, wann Sie wollen.
Warum ein WhatsApp-Assistent
Wer per WhatsApp fragt, erwartet eine Antwort in Minuten, nicht am nächsten Morgen. Gerade in der Saison, wenn das Handy an der Rezeption liegt und niemand Zeit hat, bleiben Anfragen liegen. Der Assistent antwortet sofort, und Sie bleiben trotzdem der Gastgeber.
Haben Sie im Juli noch eine Wohnung frei? Ist der Hund erlaubt? Wie weit ist es zur Seilbahn? Der Assistent antwortet in der Sekunde, in der die Frage ankommt, und bittet um die Daten für eine Anfrage. Der Gast muss nicht warten und sucht nicht weiter.
Er sagt nur, was Sie freigegeben haben: Preise, Zeiten, Anreise, Hausregeln, Umgebung. Keine erfundenen Zusagen, keine falschen Verfügbarkeiten. Weiß er etwas nicht, sagt er das und übergibt an Sie.
Jede Unterhaltung läuft auf Ihrer Nummer, Sie lesen mit. Wird es persönlich, übernimmt ein Mensch: Sie, Ihre Rezeption oder wer gerade Dienst hat. Der Assistent nimmt die Routine ab, nicht den Kontakt.
Funktionen
Er ist ein Kanal des digitalen Assistenten und greift auf dasselbe Wissen zu wie der Website-Chat und der E-Mail-Assistent. Einmal gepflegt, überall gleich beantwortet.
Verfügbarkeit, Preise, Anreise, Frühstückszeiten, Wellness, Parkplatz, Skibus, Wandertipps. Der Assistent antwortet aus Ihrem freigegebenen Wissen und fragt nach, was für eine Anfrage fehlt: Zeitraum, Personen, Zimmerwunsch.
Beschwerden, Preisverhandlungen, Gruppen, Stammgäste mit Sonderwünschen: Sie legen fest, wann der Assistent weitergibt. Sie bekommen eine Benachrichtigung mit Zusammenfassung und antworten selbst, direkt in WhatsApp.
Buchung bestätigt, Anreise-Infos drei Tage vorher, Schlüsselübergabe, Parkplatz, Frühstückszeiten: fertige Vorlagen in drei Sprachen, die der Assistent zum richtigen Zeitpunkt verschickt, wenn der Gast eingewilligt hat.
Der Assistent läuft über WhatsApp Business mit Unternehmensprofil: Name, Adresse, Öffnungszeiten, Website. Ihre bestehende Nummer oder eine eigene für den Assistenten. Wir richten alles ein und erklären Ihnen, wie Sie mitlesen und übernehmen.
Der Gast schreibt in seiner Sprache, der Assistent antwortet in dieser Sprache. Die Zusammenfassung für Sie kommt in Deutsch. Weitere Sprachen versteht er ebenfalls.
Der Gast beginnt auf Ihrer Website und schreibt später per WhatsApp weiter? Beide Kanäle kennen dasselbe Haus und dieselben Regeln. Ein Wissen, ein Ansprechpartner, keine doppelte Pflege.
Handy an der Rezeption oder WhatsApp-Assistent
| WhatsApp am Rezeptionshandy | WhatsApp-Assistent | |
|---|---|---|
| Antwortzeit | Wenn jemand Zeit hat | Sekunden, rund um die Uhr |
| Abends und am Ruhetag | Nachricht bleibt liegen | Beantwortet, Anfrage aufgenommen |
| Sprachen | Je nach Mitarbeiter | Deutsch, Italienisch, Englisch |
| Anreise-Infos, Bestätigung | Jedes Mal neu getippt | Vorlagen, automatisch zum richtigen Zeitpunkt |
| Persönliche Anliegen | Bei Ihnen | Bei Ihnen, mit Zusammenfassung |
| Datenschutz | Oft ungeklärt | Einwilligung und Hinweis geregelt |
Wie Gastbetriebe WhatsApp richtig und rechtlich sauber einsetzen, lesen Sie im Artikel WhatsApp im Hotel. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage entscheidet, steht im Artikel Anfragen schneller beantworten.
Datenschutz
WhatsApp ist ein Kanal wie Telefon oder E-Mail, aber er braucht ein paar klare Regeln. Die bringen wir mit.
Schreibt der Gast Ihnen zuerst, antworten Sie auf seine Anfrage. Für Nachrichten, die Sie von sich aus schicken, etwa Anreise-Infos vor dem Urlaub, holt der Assistent vorher die Einwilligung ein und hält sie fest.
Welche Daten über WhatsApp verarbeitet werden, wo sie liegen und wie lange: Den passenden Absatz für Ihre Datenschutzerklärung liefern wir mit. Bei einer Website von uns ist er bereits eingebaut.
Die Nachrichten werden auf unserem Server in Europa verarbeitet und zur Antworterstellung an einen Dienstleister übermittelt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln. Gästedaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Für wen
WhatsApp ist Teil des Pakets Komplett mit Website-Chat, WhatsApp und E-Mail: Einrichtung ab 1.590 €, Betrieb 239 € pro Monat, netto. Details auf der Preisseite.
Die WhatsApp-Nummer steht auf der Website, und die Fragen kommen, während Sie arbeiten. Der Assistent antwortet, nimmt die Anfrage auf, und Sie bestätigen abends in Ruhe.
Viele Anfragen aus Italien und Deutschland kommen über WhatsApp, oft am Wochenende. Der Assistent beantwortet die Routine, die Rezeption übernimmt Angebote und Sonderwünsche.
Lager frei? Wie lange gehe ich vom Parkplatz? Gibt es Abendessen? Auf der Alm ist das Handy selten in der Hand. Der Assistent antwortet, Sie lesen nach, wenn Zeit ist.
So läuft es ab
15 Minuten, kostenlos. Welche Fragen kommen per WhatsApp am häufigsten? Bestehende Nummer oder neue? Welche Themen sollen immer bei Ihnen bleiben?
Wir sammeln die Informationen Ihres Hauses, schreiben die Vorlagen für Bestätigung und Anreise in drei Sprachen und legen fest, wann der Assistent an Sie übergibt. Sie prüfen und geben frei.
Wir richten WhatsApp Business ein, verbinden den Assistenten und testen gemeinsam. Dann läuft er. Änderungen an Preisen oder Zeiten melden Sie uns, wir pflegen sie ein.
Häufige Fragen
WhatsApp ist Teil des Pakets Komplett, das Website-Chat, WhatsApp und E-Mail verbindet: Einrichtung ab 1.590 €, Betrieb 239 € pro Monat. Auf die Preise kommt keine Mehrwertsteuer dazu (Regime forfettario). Alle Preise stehen auf der Preisseite, das Erstgespräch ist kostenlos.
Der Assistent läuft über WhatsApp Business. Sie können Ihre bestehende Betriebsnummer verwenden oder eine eigene Nummer für den Assistenten einrichten. Was besser passt, klären wir im Erstgespräch, auch im Hinblick auf Ihr Handy an der Rezeption.
Ja, wenn der Gast Ihnen zuerst schreibt, antworten Sie auf seine Anfrage. Für Nachrichten, die Sie von sich aus schicken, etwa Anreise-Infos vor dem Urlaub, braucht es die Einwilligung des Gastes. Einen passenden Hinweis für Ihre Datenschutzerklärung liefern wir mit.
Dann sagt er das ehrlich und übergibt an Sie. Er erfindet keine Preise, keine Verfügbarkeiten und keine Zusagen. Sie bekommen die Unterhaltung mit Zusammenfassung und antworten selbst, direkt in WhatsApp.
Ja. Sie lesen alle Unterhaltungen mit und übernehmen, wann Sie wollen. Sobald Sie selbst antworten, hält sich der Assistent in dieser Unterhaltung zurück, bis Sie ihn wieder freigeben.
Ja, das ist der Sinn des Pakets Komplett. Website-Chat, WhatsApp und E-Mail greifen auf dasselbe Wissen über Ihr Haus zu. Sie pflegen Preise und Zeiten einmal, alle Kanäle antworten gleich.
Deutsch, Italienisch und Englisch sind Standard, weitere Sprachen versteht er ebenfalls. Der Gast schreibt in seiner Sprache, Sie bekommen die Zusammenfassung in Ihrer.
Kontakt
Kostenloses Erstgespräch, 15 Minuten. Erzählen Sie uns, was Gäste per WhatsApp fragen, wir sagen Ihnen, was der Assistent davon übernehmen kann. Alle Bausteine finden Sie unter Leistungen.