1. Perché puntare sulle prenotazioni dirette
Una prenotazione che passa dal portale costa una commissione, e il portale tiene i dati dell'ospite. Le commissioni dei portali sono di norma tra il 15 e il 25 per cento, secondo categoria e contratto. Con una prenotazione diretta la differenza resta in casa, il contatto con l'ospite è Suo e la prossima volta può scrivergli senza intermediari. Quanto pesa questo calcolo sulla Sua struttura lo vede nella guida su prenotazione diretta invece dei portali.
Non si tratta di abbandonare i portali. Per molte strutture restano un canale utile, soprattutto per essere trovate da ospiti nuovi. L'obiettivo è un altro: far sì che chi conosce già la Sua casa, o chi l'ha trovata su un portale, scelga di prenotare da Lei. Le dieci misure che seguono vanno in questa direzione.
2. Misura 1: un calendario sul sito
L'ospite che guarda la Sua camera deve poter vedere subito se è libera. Un calendario con le date disponibili, collegato a una richiesta o a una prenotazione, toglie il motivo più comune per tornare al portale: il sospetto di perdere tempo scrivendo per una camera già occupata. Il sistema di prenotazione che sviluppiamo funziona sia come richiesta sia come prenotazione diretta, in tedesco, italiano e inglese.
3. Misura 2: un vantaggio reale per chi prenota direttamente
L'ospite deve avere un motivo per scegliere il Suo sito invece del portale. Il motivo non deve essere per forza un prezzo più basso, e anzi conviene non toccare il prezzo pubblicato: verifichi sempre le condizioni del contratto con i portali e, per le clausole, si rivolga al Suo consulente. Possono bastare vantaggi di servizio: una colazione in camera la prima mattina, un late check-out secondo disponibilità, una bottiglia di benvenuto, un posto auto riservato, la possibilità di scegliere il piano della camera. Sono cose che costano poco e che l'ospite percepisce subito. Il vantaggio va scritto in modo semplice sul sito, vicino al pulsante di richiesta.
4. Misura 3: un modulo di richiesta breve
Ogni campo in più costa richieste. Date, numero di persone, nome, un contatto e uno spazio per le note sono sufficienti. Se il modulo è lungo, l'ospite torna al portale, dove prenota in due clic. Controlli il modulo dal telefono, perché è da lì che arriva la maggior parte delle visite.
5. Misura 4: rispondere in fretta
Una richiesta senza risposta per un giorno è spesso una richiesta persa, perché l'ospite nel frattempo scrive anche ad altre strutture. Fissi un tempo di risposta che può mantenere, per esempio entro poche ore nei giorni lavorativi, e lo scriva sul sito. Dove non riesce, aiuta una risposta automatica che conferma la ricezione e dice quando si farà sentire, oppure un assistente digitale che risponde alle domande ricorrenti anche fuori orario.
6. Misura 5: un'e-mail di conferma curata
L'e-mail che l'ospite riceve dopo la richiesta o la prenotazione è il primo contatto con la Sua casa dopo il sito. Deve riassumere date, camera, persone e condizioni, indicare come contattarvi e dare il tono giusto. Un testo caldo e chiaro rassicura e riduce le telefonate di verifica. Aggiunga le informazioni utili prima dell'arrivo: orario del check-in, indicazioni stradali, parcheggio.
7. Misura 6: ricordarsi degli ospiti abituali
L'ospite che è già stato da Lei è il più semplice da riportare. Se ha il suo consenso e il suo contatto, poche settimane prima della stagione successiva può scrivergli per sapere se vuole prenotare di nuovo, con un messaggio personale e senza pubblicità aggressiva. Sul trattamento dei dati e sul consenso si faccia consigliare dal Suo consulente: qui conta il principio, un contatto diretto vale più di cento clic anonimi.
8. Misura 7: WhatsApp
Molti ospiti preferiscono scrivere con WhatsApp che compilare un modulo. Un numero dedicato alla struttura, indicato sul sito accanto al pulsante di richiesta, abbassa la soglia. Come impostarlo, quali messaggi preparare e cosa evitare lo spieghiamo nella guida su WhatsApp per hotel.
9. Misura 8: un assistente digitale
Un assistente digitale risponde in pochi secondi alle domande che oggi fanno perdere richieste: orari, camere, animali, parcheggio, dintorni. Lavora sul sito, su WhatsApp, via e-mail o al telefono, solo con le informazioni che Lei ha approvato, e passa la richiesta a una persona quando serve. Non sostituisce la reception, ma evita che l'ospite aspetti.
10. Misura 9: il profilo Google
Una parte degli ospiti arriva da Google Maps o dalla scheda accanto ai risultati. Il profilo dell'attività deve avere il link al sito e alla richiesta, foto aggiornate, orari, e deve ricevere risposte alle recensioni. Un profilo curato manda gli ospiti direttamente al Suo sito, non al portale. Per le risposte, veda la guida su come rispondere alle recensioni Google.
11. Misura 10: un sito che invita a prenotare
L'ultima misura è la base di tutte le altre: un sito veloce sul telefono, con schede di camera chiare, foto vere e il pulsante sempre visibile. Se il sito è lento o confuso, le altre nove misure servono a poco. Che cosa non deve mancare lo trova nella guida sito web hotel: cosa deve avere e nella pagina sul sito web per hotel.
12. Cosa non fare
- Non aggiunga pubblicità aggressiva o sconti permanenti: abituano l'ospite ad aspettare.
- Non nasconda il pulsante di richiesta dietro troppi clic.
- Non lasci senza risposta una richiesta per giorni.
- Non scriva a ospiti senza consenso né a liste acquistate.
- Non ignori le condizioni del contratto con i portali: le controlli prima di proporre vantaggi.
- Non misuri solo il numero di visite: conti quante richieste arrivano e quante diventano soggiorni.
Per chi cerca un referente in zona, le pagine agenzia web Brunico e agenzia web Bolzano descrivono come lavoriamo, e la pagina prezzi spiega da cosa dipende l'offerta.
Domande frequenti
Quanto costa una prenotazione dal portale rispetto a una diretta?
Le commissioni dei portali sono di norma tra il 15 e il 25 per cento della prenotazione, secondo categoria e contratto. Con una prenotazione diretta la differenza resta alla struttura, e il contatto con l'ospite è suo. Il valore preciso per la Sua casa dipende dal contratto con ciascun portale.
Posso offrire un vantaggio a chi prenota direttamente?
Sì, ma conviene verificare le condizioni del contratto con i portali e, per le clausole, rivolgersi al proprio consulente. Di solito si scelgono vantaggi di servizio, come una colazione, un late check-out secondo disponibilità o un posto auto riservato, invece di modificare il prezzo pubblicato.
Serve un sistema di prenotazione per aumentare le prenotazioni dirette?
Aiuta molto, perché l'ospite vede subito la disponibilità e invia la richiesta senza passare da un portale. Se le camere sono poche e standardizzate, può bastare una richiesta ben fatta. Il sistema giusto dipende dalla struttura e da come gestisce oggi le richieste.
Quanto tempo ci vuole per vedere risultati?
Dipende dal punto di partenza. Le misure semplici, come un modulo breve e una risposta rapida, si notano nella stagione seguente. Quelle che richiedono tempo, come il ricordo degli ospiti abituali e il profilo Google, danno risultati nel corso di più stagioni. Non esistono promesse di aumento garantito.
L'assistente digitale può aiutare le prenotazioni dirette?
Sì, perché risponde subito alle domande che altrimenti restano senza risposta fuori orario e porta l'ospite alla richiesta. Risponde solo con informazioni approvate dalla struttura e passa a una persona quando serve. Non sostituisce la reception, ma riduce le richieste perse.
Quanto costa il supporto di Alpin Systems?
Sito, sistema di prenotazione e assistente digitale si compongono secondo le esigenze della struttura. Il prezzo per la Sua struttura lo trova nell'offerta scritta dopo il primo colloquio gratuito, con importo definito. Senza IVA, regime forfettario.