Chatbot per hotel: cosa fa davvero un assistente digitale

1. Le domande che arrivano ogni giorno

Chi lavora alla reception di un hotel in Val Pusteria o di una pensione in Val Gardena conosce le domande a memoria: a che ora è il check-in, c'è il parcheggio, accettate cani, quanto dista la pista, la colazione è inclusa, avete una camera libera per il fine settimana, come arrivo dalla stazione di Bolzano, il wellness è aperto la sera. Sono domande legittime, ma arrivano decine di volte, spesso la sera, nel fine settimana o in piena alta stagione, quando le persone al banco hanno altro da fare.

Un assistente digitale risponde a queste domande in pochi secondi, sempre allo stesso modo, sempre con le informazioni corrette. La reception resta libera per gli ospiti che sono davanti al banco e per le richieste che hanno bisogno di una persona.

2. I quattro canali: sito, WhatsApp, e-mail, telefono

Sito web. Una finestra di chat nel design del Suo sito. L'ospite che guarda le camere alle dieci di sera chiede se la camera familiare ha due stanze separate e riceve subito la risposta, con il collegamento alla pagina giusta o alla richiesta di prenotazione.

WhatsApp. Molti ospiti preferiscono scrivere sul telefono. L'assistente risponde sul Suo numero WhatsApp aziendale alle domande ricorrenti e Le inoltra le conversazioni che richiedono una decisione, per esempio una richiesta di offerta per una settimana.

E-mail. Le richieste che arrivano via e-mail vengono lette, classificate e, quando la risposta è nella base di conoscenza, preparate come bozza o inviate secondo le regole che Lei definisce. Le richieste di offerta restano a Lei, ma con i dati già raccolti.

Telefono. L'assistente telefonico risponde quando nessuno è disponibile, informa su orari, disponibilità e servizi, annota nome, numero e richiesta per il richiamo. Nessuna chiamata persa alle sette di sera mentre la cucina è piena.

Tutti i canali attingono alla stessa base di conoscenza. Una modifica, per esempio un nuovo orario del wellness, vale subito ovunque. I dettagli dei canali sono nella pagina assistente digitale.

3. Cosa non fa un assistente digitale

Non inventa. Risponde solo con ciò che Lei ha approvato, e se non sa qualcosa lo dice e passa la domanda a una persona. Non decide prezzi e non fa sconti: le offerte le formula Lei, l'assistente raccoglie i dati e prepara la richiesta. Non sostituisce la reception: la alleggerisce dalle domande ripetitive, in modo che il tempo delle persone vada agli ospiti presenti. E non parla come una macchina: il tono, il nome e lo stile delle risposte vengono concordati con Lei, in modo che l'ospite riconosca la Sua casa.

4. Da dove prende le informazioni

Dalla base di conoscenza che costruiamo insieme prima della messa online: testi del sito, listino, orari, regole della casa, servizi, informazioni sui dintorni, risposte alle domande che ricevete più spesso. Lei la approva, noi la manteniamo aggiornata con le modifiche che ci comunica. Se cambia l'orario della colazione in bassa stagione, basta un messaggio. L'assistente non cerca risposte su internet e non usa informazioni di altre strutture.

5. Lingue e stagione

L'assistente risponde in italiano, tedesco e inglese, nella lingua in cui scrive o parla l'ospite. In Alto Adige questo è decisivo: la famiglia di Monaco scrive in tedesco, la coppia di Milano in italiano, gli ospiti dai Paesi Bassi in inglese, e tutti si aspettano una risposta nella propria lingua. Durante l'alta stagione, quando le richieste si moltiplicano, l'assistente lavora allo stesso ritmo di sempre. In bassa stagione copre le ore in cui la reception è chiusa o la famiglia è in campo.

6. Come si integra con sito e prenotazione

L'assistente non è un modulo isolato. Sul sito web indirizza l'ospite alla pagina giusta. Con il sistema di prenotazione può rispondere alla domanda più importante, è libero, e portare l'ospite al calendario per il periodo richiesto. Nel pacchetto completo Alpin System i tre moduli sono costruiti per lavorare insieme: l'assistente conosce le camere, il sistema di prenotazione comunica la disponibilità, il sito porta alla prenotazione. Tutto da un'unica mano, con un solo referente.

7. Quanto costa

Da Alpin Systems la chat sul sito web parte da 790 € di configurazione più 159 € al mese. La versione completa con sito, WhatsApp ed e-mail, con un'unica base di conoscenza, parte da 1.590 € più 239 € al mese. L'assistente telefonico parte da 790 € più 159 € al mese con 500 minuti di conversazione inclusi. Il canone comprende funzionamento, hosting in Europa e aggiornamento dei contenuti che ci comunica. Tutti i prezzi sono di partenza e senza IVA (regime forfettario); la lista completa è nella pagina prezzi.

8. Come partire

Il percorso è lo stesso per una pensione con otto camere e per un hotel con sessanta. Primo colloquio gratuito di 15 minuti: guardiamo quali domande ricevete, su quali canali, in quali orari. Offerta scritta con contenuto e prezzo definiti. Raccolta delle informazioni della casa e costruzione della base di conoscenza. Test insieme a Lei, con domande reali dei Suoi ospiti. Messa online in alcune settimane, poi assistenza con un referente fisso. Se vuole vedere come risponde un assistente digitale, può provare quello sulla nostra pagina iniziale.

Domande frequenti