Cosa significa per la Sua struttura
Per una pensione in Valle Aurina la base di conoscenza comincia con un elenco: quali domande fanno gli ospiti per e-mail, per telefono e alla reception? Dopo due settimane di appunti sono in genere alcune decine, dal parcheggio al divieto per i cani. Si aggiungono testi del sito, listino, regolamento interno e descrizioni dei dintorni. Ne nasce un documento che l'assistente usa come unica fonte. Conta che contenga le risposte della casa, non testi generici: non cani su richiesta, ma cani ammessi, con il supplemento per notte, non nella sala colazioni.
Il lavoro non è la costruzione, ma la cura. Un hotel in Alta Badia cambia a ogni cambio di stagione gli orari della colazione, l'apertura del wellness e i prezzi; se la base di conoscenza non viene adattata, l'assistente risponde con lo stato dell'anno prima. Per questo la cura rientra nelle attività fisse, meglio insieme al sito e alla cartella ospiti, che mostrano le stesse informazioni.
A cosa fare attenzione
- Una fonte unica per sito, cartella ospiti e assistente, così nulla va aggiornato tre volte.
- Una data fissa di aggiornamento a ogni cambio di stagione e a ogni modifica dei prezzi.
- Definire i limiti: che cosa l'assistente non deve trattare, per esempio prezzi per gruppi o reclami.
- Completare le lacune dai registri delle conversazioni, perché gli ospiti fanno sempre domande nuove.
- Curarla nella lingua principale della casa; l'assistente traduce per l'ospite.
Come lo gestisce Alpin Systems
Alpin Systems costruisce con Lei la base di conoscenza per l'assistente digitale, a partire da sito, listino, regolamento e dalle domande tipiche dei Suoi ospiti. A ogni cambio di stagione la aggiorniamo insieme a Lei, e dai registri delle conversazioni completiamo regolarmente ciò che gli ospiti chiedono di nuovo. La stessa base di conoscenza alimenta la chat del sito, WhatsApp, la e-mail e l'assistente telefonico. Il percorso è descritto anche nella guida chatbot per hotel; sul sito web le stesse informazioni restano coerenti.
Domande frequenti
Chi scrive la base di conoscenza?
La costruiamo insieme: Lei ci fornisce le informazioni della casa e le domande tipiche, noi le ordiniamo e le trasformiamo in un documento che Lei approva prima della messa online.
Quanto spesso va aggiornata?
Almeno a ogni cambio di stagione e a ogni modifica di prezzi, orari o servizi. Basta un messaggio con la novità, e la modifica vale subito su tutti i canali dell'assistente.
Cosa succede se manca un'informazione?
L'assistente lo dice all'ospite e passa la richiesta a una persona. La domanda resta nel registro, così possiamo aggiungere la risposta alla base di conoscenza.